Polityka prywatności
Data wejścia w życie: 27 lipca 2026 r.
Zależy nam na tym, aby zasady przetwarzania danych były zrozumiałe bez znajomości przepisów. Poniżej opisujemy, kto odpowiada za dane, jakie dane zbieramy, w jakim celu, jak długo je przechowujemy i z jakich uprawnień można skorzystać.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest QUADRAMIND SYSTEMS Bartosz Kądziela, ul. Maratońska 87a, 94-007 Łódź, NIP 7272728185 (dalej: „Administrator”, „my”).
E-mail: contact@quadramind.eu
Telefon: 880 703 007
Administrator nie ma obowiązku powołania inspektora ochrony danych i go nie powołał. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt na powyższy adres e-mail.
2. Zakres obowiązywania
Polityka dotyczy serwisu https://quadramind.eu oraz kontaktów prowadzonych w związku z naszą działalnością: korespondencji e-mail, rozmów telefonicznych, rezerwacji terminu spotkania oraz profilu w serwisie Instagram.
3. Jakie dane zbieramy
3.1. Kontakt telefoniczny i e-mailowy
Imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy i stanowisko, treść wiadomości oraz informacje o procesach w firmie przekazane w trakcie rozmowy lub korespondencji.
3.2. Rezerwacja terminu spotkania (Calendly)
Imię i nazwisko, adres e-mail, strefa czasowa, wybrany termin oraz informacje podane dobrowolnie w polu wiadomości. Formularz rezerwacji obsługiwany jest przez Calendly LLC.
3.3. Dane techniczne zbierane automatycznie
Adres IP, identyfikatory plików cookies, typ i wersja przeglądarki, system operacyjny, rozdzielczość ekranu, źródło wejścia na stronę, przybliżona lokalizacja na poziomie kraju lub miasta, odwiedzone podstrony i czas ich wyświetlania.
3.4. Dane związane ze współpracą
Dane kontaktowe osób reprezentujących firmę klienta, dane niezbędne do zawarcia umowy oraz dane do wystawienia faktury.
Nie zbieramy szczególnych kategorii danych, o których mowa w art. 9 RODO, i prosimy o nieprzesyłanie ich w wiadomościach.
4. Cele przetwarzania, podstawy prawne i okresy przechowywania
Przetwarzamy dane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
| Cel | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie, kontakt handlowy, przedstawienie oferty i wyceny | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes w obsłudze zapytania osoby działającej w imieniu firmy) | Do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dojdzie do zawarcia umowy |
| Umówienie i przeprowadzenie bezpłatnej konsultacji lub audytu, w tym rezerwacja terminu | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO | Do 12 miesięcy od spotkania |
| Zawarcie i realizacja umowy, wdrożenie systemu, opieka powdrożeniowa | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Czas trwania umowy |
| Wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o rachunkowości i Ordynacją podatkową | 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
| Statystyka i analiza ruchu w serwisie (Google Analytics 4) | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona w banerze cookies) | Do 14 miesięcy lub do wcześniejszego cofnięcia zgody |
| Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu i logi serwera | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Do 12 miesięcy |
| Prowadzenie profilu w serwisie Instagram i kontakt za jego pośrednictwem | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub usunięcia profilu |
5. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne. Podanie danych kontaktowych jest jednak niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie, umówienia spotkania lub zawarcia umowy. Bez nich nie będziemy w stanie zrealizować tych działań.
Zgoda na cookies analityczne jest w pełni dobrowolna i jej brak nie ogranicza korzystania z serwisu.
6. Odbiorcy danych
Dane mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom, które są nam potrzebne do prowadzenia działalności:
- dostawcy hostingu i poczty elektronicznej — Hostinger International Ltd, serwery zlokalizowane na terenie Unii Europejskiej;
- Calendly LLC — obsługa rezerwacji terminów spotkań;
- Google Ireland Limited oraz Google LLC — Google Analytics 4;
- Meta Platforms Ireland Limited — prowadzenie profilu w serwisie Instagram i korespondencja za jego pośrednictwem;
- biuro rachunkowe oraz, w razie potrzeby, kancelaria prawna;
- podwykonawcy i dostawcy usług informatycznych zaangażowani w realizację umowy, wyłącznie w niezbędnym zakresie;
- organy i podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.
Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu robią to na podstawie umów powierzenia przetwarzania zawartych zgodnie z art. 28 RODO i wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami. Nie sprzedajemy danych osobowych.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Część naszych dostawców, w szczególności Google i Calendly, ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych, co może wiązać się z przekazaniem danych poza EOG. Dotyczy to również Meta w zakresie korespondencji i statystyk profilu w serwisie Instagram.
Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej dotyczącej EU-U.S. Data Privacy Framework, jeżeli dany dostawca jest uczestnikiem tego programu, albo na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c RODO, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami technicznymi i organizacyjnymi.
Kopię zastosowanych zabezpieczeń udostępniamy na żądanie przesłane na adres contact@quadramind.eu.
8. Profil w serwisie Instagram
Prowadzimy profil w serwisie Instagram, do którego prowadzi odnośnik w zakładce Kontakt. Przetwarzamy tam dane osób, które obserwują profil, reagują na publikowane treści lub kontaktują się z nami wiadomością prywatną: nazwę profilu, treść wiadomości i informacje udostępnione publicznie przez użytkownika.
W zakresie statystyk profilu występujemy wspólnie z Meta Platforms Ireland Limited jako współadministratorzy w rozumieniu art. 26 RODO. Meta odpowiada za dalsze przetwarzanie danych we własnych systemach oraz za realizację praw osób, których dane dotyczą, w tym zakresie. Zasady przetwarzania danych przez Meta określają jej własne regulaminy i polityki prywatności.
Nie stosujemy piksela Meta ani innych narzędzi reklamowych tej firmy w serwisie internetowym. Odwiedziny na naszej stronie nie są przekazywane do Meta.
9. Profilowanie i decyzje automatyczne
Nie podejmujemy decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na osobę, której dane dotyczą.
Jeżeli użytkownik wyrazi zgodę na cookies analityczne, jego aktywność w serwisie jest analizowana wyłącznie w celach statystycznych, na przykład po to, aby ustalić, które podstrony są najczęściej odwiedzane i skąd pochodzi ruch. Nie wykorzystujemy tych danych do kierowania reklam. Zgodę można cofnąć w każdej chwili.
10. Prawa osoby, której dane dotyczą
Przysługuje Państwu prawo do:
- dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
- sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO);
- usunięcia danych (art. 17 RODO);
- ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
- przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy (art. 20 RODO);
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego (art. 21 RODO);
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO).
Wnioski prosimy kierować na adres contact@quadramind.eu. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. W razie potrzeby możemy poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość wnioskodawcy.
Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
11. Pliki cookies
Cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika przez przeglądarkę. Wykorzystujemy je do zapewnienia poprawnego działania serwisu oraz, po uzyskaniu zgody, do statystyki odwiedzin. Nie stosujemy cookies marketingowych ani reklamowych.
11.1. Rodzaje stosowanych plików cookies
| Kategoria | Cel | Podstawa | Przykłady i czas przechowywania |
|---|---|---|---|
| Niezbędne | Poprawne działanie serwisu, bezpieczeństwo, zapamiętanie wyboru dokonanego w banerze cookies | Uzasadniony interes administratora, zgoda nie jest wymagana | Cookie zgody, cookies sesyjne — od sesji przeglądarki do 12 miesięcy |
| Analityczne | Statystyka odwiedzin, źródła ruchu, sposób korzystania z serwisu (Google Analytics 4) | Zgoda użytkownika | _ga, _ga_* — do 2 lat |
11.2. Zarządzanie zgodą
Przy pierwszej wizycie wyświetlamy baner, w którym można przyjąć lub odrzucić cookies analityczne. Do czasu wyrażenia zgody skrypty analityczne nie są uruchamiane.
Wybór można w każdej chwili zmienić, korzystając z odnośnika „Ustawienia cookies” w stopce serwisu. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
Ustawienia cookies można także zmienić w przeglądarce, łącznie z ich całkowitym zablokowaniem lub usunięciem już zapisanych plików. Zablokowanie plików niezbędnych może utrudnić korzystanie z niektórych funkcji serwisu.
12. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku, w szczególności szyfrowanie połączeń z serwisem protokołem HTTPS, kontrolę dostępu do danych w oparciu o zasadę minimalnych uprawnień, regularne kopie zapasowe, aktualizacje oprogramowania oraz zobowiązania do poufności dla osób mających dostęp do danych. Z klientami zawieramy umowy o zachowaniu poufności przed omówieniem szczegółów ich procesów.
13. Dane przetwarzane w ramach realizacji umów z klientami
Podczas audytu, budowy i wdrożenia systemu możemy uzyskać dostęp do danych osobowych, których administratorem jest klient, na przykład danych jego pracowników lub kontrahentów. W takim przypadku występujemy jako podmiot przetwarzający i działamy wyłącznie na udokumentowane polecenie klienta, na podstawie zawartej z nim umowy powierzenia przetwarzania danych. Administratorem tych danych pozostaje klient i to do niego należy kierować żądania dotyczące realizacji praw.
Zakres dostępu do danych ustalamy przed rozpoczęciem prac. Tam, gdzie to możliwe, pracujemy na danych testowych lub zanonimizowanych.
14. Odnośniki do serwisów zewnętrznych
W serwisie znajdują się odnośniki do stron zewnętrznych, w tym do naszego profilu w serwisie Instagram oraz do narzędzia rezerwacji terminu. Po przejściu na taką stronę obowiązuje polityka prywatności jej operatora. Nie odpowiadamy za zasady przetwarzania danych stosowane przez podmioty trzecie.
15. Zmiany polityki
Politykę możemy aktualizować, na przykład w związku ze zmianą przepisów, uruchomieniem nowych narzędzi lub zmianą zakresu usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem https://quadramind.eu/polityka-prywatnosci, wraz z datą wejścia w życie podaną na początku dokumentu.
Wersja obowiązująca od: 27 lipca 2026 r.