Współpraca
Co robimy?
Co przejmujemy w firmie klienta?
Poniżej obszary automatyzowane najczęściej. Brak danego procesu na liście nie oznacza, że jego automatyzacja jest niemożliwa. Zwykle oznacza, że nie wystąpił jeszcze w naszych realizacjach lub dana branża nie posiada powszechnych procesów i funkcjonujących od lat rozwiązań informatycznych znanych publicznie.
Jak to robimy?
Od pierwszej konsultacji do działającego systemu
Proces jest tak ułożony, aby rozwiązanie zostało przedstawione przed poniesieniem jakichkolwiek kosztów.
Bezpłatny audyt
Wspólnie z zespołem klienta analizujemy procesy krok po kroku. Identyfikujemy obszary, w których tracony jest czas, powstają błędy lub praca ma charakter wysoce powtarzalny. Wskazujemy wyłącznie to, co realnie warto zmienić. Jeżeli dane rozwiązanie jest niewykonalne lub nieopłacalne, informujemy o tym wprost już na starcie.
Projekt rozwiązania
Opracowujemy docelowy przebieg procesu. Najczęściej w formie schematu blokowego, czytelnego bez przygotowania technicznego. Określamy, które czynności system wykonuje samodzielnie, a które pozostają po stronie pracownika.
Bezpłatna demonstracja Systemu
Przygotowujemy działającą demonstrację dedykowanego przez nas systemu dla klienta i prezentujemy ją na spotkaniu wraz z wyceną. Do tego momentu nie obowiązuje żadna umowa ani płatność. Jedynym nakładem po stronie klienta jest czas poświęcony na spotkaniu.
Umowa i budowa
Po akceptacji demonstracji i wyceny, jeśli decyzja klienta jest pozytywna, zawierana jest umowa z zaliczką. Powstaje pierwsza pełna wersja systemu, która przechodzi testy.
Wdrożenie i szkolenie
Uruchamiamy system w środowisku produkcyjnym firmy. Zakładamy konta, migrujemy dane, prowadzimy szkolenie zespołu i zarządu. Przekazujemy instrukcję obsługi oraz dokumentację opisującą działanie systemu.
Opieka i rozwój
Utrzymanie, usuwanie usterek, aktualizacje oraz rozbudowa o elementy ujawniające się dopiero w codziennej eksploatacji. Realizowane w ramach odrębnej umowy miesięcznej, nieobowiązkowej i niewiążącej na lata. Możliwe jest również wsparcie wdrożonego systemu w rozliczeniu godzinowym za prace nad zmianami wykraczającymi poza zakres gwarancji.
Ile to trwa?
Od pierwszego spotkania do demonstracji: zwykle od 2 do 4 tygodni.
Czas od zawarcia umowy do uruchomienia systemu zależy od jego złożoności oraz zakresu zmian zgłoszonych po demonstracji. Przy zachowaniu ustalonego zakresu jest to zwykle kolejne kilka tygodni do dwóch miesięcy.
Nasze systemy pracują na trzy sposoby
Z człowiekiem
System uczestniczy w zadaniu częściowo lub pracownik w celu wykonania danej czynności częściowo pracuje w naszym systemie.
Na przykład przenosi dane z systemu transportowego do fakturowania, a pracownik weryfikuje i finalizuje proces. Pozwala to zaoszczędzić czas przy setkach pozycji wymagających uzupełnienia i kontroli, często na podstawie dokumentów papierowych. Przypadki, gdy dokumentacja u klienta nadal jest papierowa możemy również w pełni zdigitalizować.
Dla człowieka
System wykonuje pracę przygotowawczą, zanim pracownik zajmie się swoją częścią.
Na przykład łączy dane z różnych źródeł (baz danych, plików) i automatycznie generuje gotowe dokumenty, które pracownik następnie może wysłać do urzędu.
Za człowieka
System prowadzi cały obszar samodzielnie, a pracownik pełni wyłącznie funkcję nadzorczą.
Na przykład kontroluje stany magazynowe, samodzielnie przygotowuje zamówienia do dostawców i domyka cykl od przyjęcia towaru po fakturę i wydanie z magazynu. Podobnie może być z obsługą CRM prowadzoną na podstawie korespondencji mailowej i innych źródeł, co często sprowadza się do manualnej obsługi lub nawet analizy.
Nie wymieniamy tego, co już działa
Najczęstsza obawa zgłaszana przez klientów: czy konieczna będzie wymiana systemów i ponowne przeszkolenie całej organizacji?
Nie.
ERP, CRM, TMS, program magazynowy, arkusze i skrzynka mailowa pozostają dokładnie tam, gdzie są. Budujemy warstwę, która zaczyna z nich korzystać i w nich pracować.
Z perspektywy pracownika zmiana polega na tym, że czynności wykonywane dotychczas ręcznie zaczynają przebiegać częściowo lub w pełni automatycznie. W rezultacie zyskując również czas na inne czynności w zakresie swojej pracy.
A jeżeli firma nie posiada żadnego systemu? To również nie stanowi przeszkody. Projektujemy wówczas rozwiązanie od podstaw, w oparciu o logikę i procesy organizacji, łącznie z budową np. własnego CRM lub systemu magazynowego, zautomatyzowanego i dopasowanego od pierwszego dnia działania. Za przygotowanie zespołu odpowiada nasz zespół wdrożeniowy, który szkoli każdego użytkownika i przekazuje komplet czytelnych instrukcji.
Zaczynamy od audytu
Podczas bezpłatnego audytu analizujemy procesy występujące w firmie klienta i wskazujemy konkretnie, które z nich można przejąć, a których nie warto zmieniać.
Klient otrzymuje odpowiedź niezależnie od tego, czy dojdzie do współpracy. Demonstracja pozostaje bezpłatna.
Wdrożony ERP. Wdrożony CRM. A manualna praca człowieka pozostaje podstawą do działania…
W firmie funkcjonuje Excel, system magazynowy i program do faktur. Pomimo tego ktoś w organizacji codziennie:
- przepisuje ten sam numer zamówienia do trzech różnych okien,
- przekleja dane z maila do Excela, a z Excela do systemu,
- sprawdza po kolei, czy wszystkie dokumenty do rozliczenia już przyszły,
- dzwoni do drugiego działu, żeby zapytać o status sprawy,
- poprawia błąd, który powstał przy przepisywaniu lub wypełnianiu.
Nie oznacza to błędnego wyboru systemu. Oznacza to, że tego rodzaju systemy nigdy nie miały wykonywać pracy. Miały ją wyłącznie uporządkować.
I robią to dobrze, natomiast wykonanie w całości zostało po stronie pracowników.
Obecne technologie pozwalają realizować integracje popularnych systemów, a także automatyzację oraz digitalizację konkretnych procesów firmowych związanych z administracją, dokumentacją, magazynem, produkcją, transportem, logistyką, usługami, obsługą klienta, przenoszeniem danych i wieloma innymi obszarami występującymi w mniejszych, średnich i dużych przedsiębiorstwach.
Indywidualne rozwiązanie dedykowane pod procesy klienta.
Projektujemy system, który osadza się na istniejącej infrastrukturze i przejmuje pracę powtarzalną.
Nie wymaga to zastąpienia dotychczasowych rozwiązań. Jeżeli jednak firma preferuje budowę od podstaw, realizujemy również taki wariant.
System wykonuje czynności dziś realizowane manualnie, szybciej i bez pomyłek.
Nasze rozwiązania mogą obsługiwać pojedyncze procesy z zakresu pracy pracownika albo przejąć wyznaczony cały obszar z jego dotychczasowych obowiązków, co przekłada się na optymalizację jego pracy.
Dlaczego my?
- Działające rozwiązanie prezentowane przed podpisaniem umowy. Pierwszym nakładem po stronie klienta jest wyłącznie czas poświęcony na spotkanie.
- Nie sprzedajemy chatbotów ani gotowych automatyzacji. Rynek automatyzacji w dużej mierze opiera się na narzędziach składanych z gotowych komponentów w kilka godzin. Działają, dopóki wszystko przebiega zgodnie z planem. My programujemy logikę procesu od podstaw, łącznie ze scenariuszami odbiegającymi od standardowego przebiegu. Całość zamykamy w kompletnym interfejsie aplikacji desktopowej, mobilnej lub webowej.
- AI jest u nas dodatkiem, nie fundamentem. Sztuczna inteligencja jest pomocna, ale nie zawsze ma sens. Procesów, od których zależą rozliczenia firmy, nie opieramy na założeniu, że model „zwykle się nie myli”. Fundamentem pozostaje zaprogramowana logika. AI wspiera ją tam, gdzie faktycznie ma przewagę, ale przede wszystkim tam, gdzie możemy kontrolować taką technologię na tyle, aby klient bezinwazyjnie zaczął z niej korzystać.
- System stanowi własność klienta. Zakup następuje jednorazowo. Nie jest to abonament opłacany bezterminowo za dostęp do cudzego oprogramowania sprzedawanego masowo. Inwestycja ta dotyczy systemu, który pozostaje własnością firmy. Nie sprzedajemy licencji na oprogramowanie, które nie należy do klienta.
- Informujemy, jeżeli czegoś nie da się zrealizować. Rozwiązania technicznie niewykonalne lub nieopłacalne wskazujemy na etapie spotkania, a nie po zawarciu umowy.
Ostatnie i najważniejsze. QuadraMind Systems to partner klienta w jego rozwoju technologicznym.